感想

反省の多い5日間だった

今週も一生懸命働いたけど、社会人人生で、もっとも生産性の悪い一週間だった。
お客さんや上司、先輩に怒られたわけでもなんでもないが、自分の中で反省が多い。

今週、自分がやっちまったなー。と思ったのを何個かあげると、

  • 週4で24時まで残業
  • それにも関わらず、来週の提案資料が出来上がっていない
  • さらに今週納期の資料の品質はそんなに高いと思えない
  • 資料をWordである程度作ってから、PPTにしたほうがよかったと気づいた

これらの原因はわかる。
すべて、「全体を見た仕事をせず、仕事の段取りを組めていなかったから」だ。お客さんにとって、私が一生懸命仕事したかどうか、何時間働いたかなんか関係ない。

成果物や、結果がすべてだ。その成果物や結果を限られた体力と時間と情報の中で最高のものにするために、必要なのが、全体感の把握と仕事の段取りだ。

この「全体を見て仕事をする」「仕事の段取りを組んでから作業に取り掛かる」は前職で何度も教えられたことだ。

それでも転職してしまうとできなかった。

今回は反省の意味を込めて、前職で学んだ「仕事の全体を見て、仕事の段取りをする」とはどういうことかここに記録したい。
この方法は営業とか、コンサルとか、クライアントワークをする人には少しは参考になると思う。
(ちなみに前職は業界でいうと外資系のコンサルティングといわれているところだった。どんなイメージを持っているかは人によると思うのだけど、一般的には激務、という印象が持たれているように思う。)

さて、ここから本題だ。ちょっと長くなる。。。

全体感をつかんで仕事を段取りするとはどういうことか

①全体感を把握する

これはPJTの全体感を把握するなら、責任者は誰か?このPJTの成功の定義は何か?を確認することだ。これによって誰とどんなコミュニケーションをどういう風にとるべきなのか、どんな施策を提案するべきなのか方向が決まる。
資料作成なら誰に何を伝えたいのか決めることだ。これにより、PPTなのか、Excelが見やすいのか、資料の形式が決まる。そしてその資料のために集める情報も決まる。

言い尽くされたフレームワークなのだけど、「5W1Hでその仕事を説明できますか?」これが全体感を把握しているかどうかのテストになると思う。

いつ、どこで、だれが、だれに、何を、なんのためにやるの?

たとえば現職はWebマーケティングコンサルティングをしているので、その資料作成なら、

いつ:2週間後に、
どこで:先方オフィスで、
だれが:私が、
だれに:お客様のマーケティング責任者に、
なにを:提案資料を作って納品する。
なんのため:弊社が提案するマーケティング施策とその優先度を伝えてどの施策をやるのか先方社内で決めてもらうために、
どうやって:エクセルで。PPTで。

みたいな感じで考える。秒速で考えられると思う。
頭の良さは関係なく誰でもできる。
これが全体感を知っている、ということだ。

②タスクと想定工数を分けろ

これも言い尽くされているのだけど、前職ではタスクをブレイクダウンしたら工数を見積もってスケジュールを自分で引いて、それで上司にOKをもらってから仕事にとりかかれ、と言われた。

手戻りをとにかく防ぐためだ。

たとえば「お客さん先に訪問して、提案する」というタスクがあるとしよう。

そしたらこんな感じで、

  • タスクを分けて、
  • 工数を見積もって、
  • スケジュールを引く。
  • OKをもらったら、これを自分のカレンダーに反映する
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  • 「大項目」「中項目「小項目」に作業の内容を分ける。
  • それぞれについて、工数を見積もる。
  • そして、それを提案日までに間に合うようにスケジュールに落とす
  • もし工数が短すぎたり、時間をかけすぎなら修正する
  • 工数とスケジュールについて上司と合意したら、それをカレンダーに反映する

単位は「時間」で作ってみた。これはめっちゃ適当なので、「納品書なんか2時間もかけて作らないだろ!雛形あるだろ!」というツッコミはいったんおいておきたい。

あと提案日もズレてるけど、むししてくれ…

とにかく、工数とスケジュールを作って、このスケジュール通りに進めるのが大事だ。
ここで決めた時間内で、最高のものを作るのだ。

ちなみに、工数とスケジュールは、メールの文面形式でもいいし、
私は同期がこんなシートを作って仕事していたので、これをまるまるパクった。
こうした計画建ては3分くらいでたぶんできるはずだ。

これが仕事を段取りしておくということだ。
もっと細かいことを言えば、ノートの端とかに「気になるメモ」を作っておいて、「AさんがオフィスにいるときにXXの参考になるデータをきく」みたいなことをメモっておく。そしてAさんがいつごろオフィスにいるのか調べておいて、自分のカレンダーにAさんがオフィスにいる時間帯のところに「AさんにXXのことを聞く」と入れておく。
これで小さいタスクも片付く。

タスクを細かく分解するときのコツは、私の場合は

-見直し・修正を必ず自分でやる時間をとる
-進捗20%ごとに上司に確認
-顧客提案や納品の場合、進捗60%くらいで、顧客(提案相手)にも資料をチラ見せ

である。

上司に見直しさせるのはもったいないのと、進捗はこまめに報告しておけば催促されない。手戻りも減る。顧客には「イメージと全然違う!」とか、「こんな提案するとは聞いてない」みたいに言われないように、根回しもかねてチラ見せしておく。

この計画立てる作業は、金曜日の終わりにも来週一週間分のタスクの洗い出しとして行う。30分あればできる。

これをまったくやらなかった今週は地獄だった。

仕事の全体感を把握して、ちゃんと自分で工数・スケジュール管理をする。
これは自分に与えられた仕事をやるうえでとても重要なことだ、と改めて感じた。

おまけ

私は要領が悪いので、資料を作るときもかなり細かく考える。たとえば、
質3割でいいので最初から最後までいったん作る
画像の形式をすべてそろえる
フォントをそろえる
メッセージラインを考える

みたいな感じ。

これはいちいち工数とかにはしなくて、メモにバーっ、と書き出す。
とにかく頭の中身を全部、目に見える方にして、その通りに仕事をすればいい、という風にするのがポイントだと思う。
先輩や上司への質問も、口頭で言うまえにもしメールで質問するならどうするか?文章を作る。
とにかく、文章にする。人間の頭はおもったほどいろんなことを体系立てて覚えていられない。
これをしなかったこと、本当に反省している。